MS Excel olağanüstü akıllı bir elektronik tablo uygulaması ve bu sadece mantıksal argümanları desteklemesi nedeniyle değil. Uygulama, verilerin ne olduğunu anlayabilir, örneğin para birimi ile ne zaman uğraştığını veya zaman değerleriyle ne zaman ilgilendiğini bilir. Bunun nedeni, kesinlikle MS Excel’deki pek çok işlevin ve formüllerin çok kullanışlı olması. Sadece sayı ekleme ve çıkarma yapmazlar, aynı zamanda zaman ve para birimine de uygulanabilirler. Bu özellik, oldukça yararlıdır ta ki verileri yanlış tanımlayana kadar. Bazen MS Excel, tarih olmayan bir veriyi tarih olarak tanımlar. Bir hücredeki değeri değiştirir ve bu uyguladığınız formülleri de etkiler. Bu problem ile başa çıkmanın tek yolu bugüne kadar sayıların dönüşümünü durdurmaktır.
Bu, çoğunlukla alfasayısal değerleri belirli bir biçimde girdiğinizde olur ancak bununla sınırlı değildir. Örneğin, bir hücrede 02-02 yazarsanız, 2 Şubat olarak otomatik olarak tanınacaktır. Bundan sonra hücre girdiğiniz tüm verileri tarih veya saat değeri olarak tanıyacaktır.
Hücreye uyguladığınız formüller, sayılarla uğraşmadığından dolayı etkilenir. Tamamen farklı veri türü ile karşılaşınca yazdığınız formül çalışmaz. Bu sorunun çözümü garip bir şekilde basittir.
Öncelikle, hatalı tanımlanmış verinin olduğu hücreyi seçin. ‘Sayı’ (Number) araç kutusundaki açılır menüye bakarsanız, ‘Özel’i (Custom) görürsünüz. Veya göremiyorsanız en altta bulunan “Tüm Sayı Biçimleri…” (More Number Formats) seçeneğini seçerek burada ‘Özel’ seçeneğini bulabilirsiniz. ‘Tarih’ veya ‘Zaman’ okunamaz ve sorun bundan dolayıdır.
Bu açılır listeyi açın ve ‘Metin’ seçeneğini seçin. Hücreye girdiğiniz veriler bir sayıya dönüşür. Excel’in tanıdığı tarih eşdeğer rakamı görürsünüz. Gördüğünüz rakamları silerek orijinal verinizi tekrar girin. Bu sefer, hücre her şeyi ‘Metin’ olarak algılayacak şekilde ayarlandığında, bir tarih veya saat veya başka bir şey haline dönüşmeyecektir.
Bu çözüm hücredeki verilerle yüzleşebileceğiniz her sorunu çözmez. Hücreye bir formül uyguladığınızda, Excel, o tarih için sayısal değere dönüştürdüğü sürece veriler tarih olarak tanınmaya devam eder. Uyguladığınız formül size doğru bir değer vermeyecektir. Bunun için kolay bir yol ise veriyi girmeden önce ” ‘ ” (Shift+2) işaretini verinizin önüne koymanızdır. Böylece Excel girdiğiniz veriyi tarih veya saat olarak algılamaz.